Privacybeleid

Home Privacybeleid

In dit reglement wordt vastgelegd hoe Stichting Vakantie Komité Heeze (hierna te noemen VKH) omgaat met de aan haar verstrekte persoons gegevens.

Begrippen;

  1. Het bestuur zijn de hoofdleiders van het VKH. Leiders worden door het VKH beschouwd als vrijwilligers.
  2. De “Hoofdleiders” (bestuur) wordt gekozen door de leiders en bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
  3. De stichting kent naast de organen “Hoofdleiders” (bestuur), ook de orgaan “Leiders”.  Allen zijn vrijwilligers.
  4. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboorte datum, adres, e-mail adres en telefoon nummer.
  5. Onder Stichting wordt verstaan Vakantie Komité Heeze.
  6. Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de Stichting en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

 

  1. Persoonsgegevens;

 

  • Soort persoonsgegevens;

Het VKH bewaart alleen persoonsgegevens die volgens de vereniging strikt noodzakelijk zijn. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

  • Voornaam en achternaam
  • Straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats
  • Geboortedatum
  • Emailadres
  • Telefoonnummer

 

  • Verwerken persoonsgegevens;

De persoonsgegevens van alle organen van het VKH, worden op een computer beheerd door de secretaris. Hij/zij  heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 1.1 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

De secretaris is daarnaast verantwoordelijk voor het delen van de persoonsgegevens met het bestuur. Dit wordt normaliter aan het begin van het seizoen gedaan. Er kan hierin een uitzondering bestaan, wanneer er tussentijds gegevens van leden veranderen. De persoonsgegevens worden via de mail gedeeld. Alle correspondentie naar leiders via de mail zal via de BCC gaan. Zo ook de lijst met leiders.

De persoonsgegevens blijven in ieder geval bewaard zolang de persoon leider is van de vereniging.
De persoonsgegevens van oud-leiders worden met akkoord van hen, ook bewaard door de secretaris. Dit met als doel om hen uit te kunnen nodigen voor feesten, jubilea of reünies.

 

1.3 Doeleinden persoonsgegevens;

De persoonsgegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van het VKH.

Ze worden gebruikt voor de volgende doeleinden;

  • Vastleggen en archiveren van gegevens van alle leiders van het VKH.
  • Bezoeken van adressen, bijvoorbeeld voor vergaderingen of bij bijzondere gebeurtenissen
  • Voor correspondentie binnen de stichting, bijvoorbeeld voor het delen van agenda’s en notulen van vergaderingen, wordt email gebruikt. Leiders worden hierbij altijd in de BCC gezet.
  • Om onderling afspraken te kunnen maken voor vergaderingen etc. worden elkaars telefoonnummers gebruikt.
  • Het samenstellen van de commissies.
  • Benaderen van personen die zich hebben opgegeven voor bepaalde activiteiten. Op die manier kan informatie verstrekt worden over deelname aan activiteiten.

 

1.4 Aanmelden bij het VKH;

1.4.1 Aanmelden Bestuur

Indien iemand lid wil worden van het bestuur van het VKH zal hij/zij daartoe een inschrijfformulier invullen en versturen naar de secretaris. Hierop wordt o.a. gevraagd naar persoonsgegevens. Het inschrijfformulier is te verkrijgen via het secretariaat. Het privacyreglement is te vinden op de website. Met het aanmelden en dus het versturen van het inschrijfformulier naar de secretaris gaat men automatisch akkoord met het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens genoemd onder punt 1.1 van dit reglement.

 

1.4.2 Aanmelden Leider

Indien een persoon zich wil aanmelden als leider zal dit gebeuren middels het invullen van een inschrijfformulier. Hier worden de onder punt 1.1 genoemde persoonsgegevens gevraagd. Met het invullen van het inschrijfformulier gaat men automatisch akkoord met het verwerken van de persoonsgegevens. Op het inschrijfformulier zal verwezen worden naar het privacyreglement op de website.

 

1.4.3 Aanmelden Activiteiten

De activiteiten die het VKH organiseren zijn toegankelijk voor deelnemers (kinderen van de basisschool groep 3 t/m 8 en brugklassers 1e en 2e jaar) en bezoekers. Per activiteit zal entree geld gevraagd worden aan deelnemers. Dit gebeurd op basis van voor inschrijving en middels dagkaarten die contant betaald te worden aan de kassa.

Voor alle activiteiten dienen kinderen zich aan te melden via een inschrijfformulier, deze worden verspreid onder de basisscholen in Heeze of zijn te downloaden via de website.

Tijdens de dag van de activiteit kunnen kinderen zich nog inschrijven middels een dagkaart.

Er worden via een formulier persoonsgegevens uitgevraagd, zodat we weten wie deelneemt aan een activiteit. Deze persoonsgegevens worden verwerkt in een Acces bestand zodat we de deelnemers in een overzicht krijgen per activiteit en worden gebruikt voor het maken van de deelnemers kaarten.

Tijdens de dag activiteiten kunnen kinderen zich inschrijven middels een dagkaart

Na de activiteiten zullen alle persoonsgegevens die binnen gekomen zijn via dit formulier vernietigd worden.

 

1.5 Externe partijen
Het VKH heeft indien nodig met externe partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten voor de verwerking van persoonsgegevens van leiders, deelnemers en bezoekers van onze website.

–

 

  1. Foto’s;

 

Foto’s van leiders, deelnemers of bezoekers van activiteiten;

Bij de verschillende activiteiten van het VKH kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de leiders, deelnemers en bezoekers. Het gemaakte beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor sfeerverslagen of promotionele doeleinden, hetzij via eigen kanalen of via de pers.

 

Indien u redelijkerwijs bezwaar heeft tegen de publicatie van beeldmateriaal waar u opstaat, kunt u hiervan melding maken bij het secretariaat van het VKH. Uw wens zal door de stichting zoveel mogelijk worden gehonoreerd.

 

  1. Rechten;

 

U heeft het recht het VKH te vragen welke persoonsgegevens zij van u verwerkt. Het VKH zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u het VKH verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te vernietigen.

Mocht u daarnaast nog vragen of klachten hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door het VKH, dan kunt u ten alle tijden contact opnemen met het secretariaat van het VKH. Als we er desondanks toch niet samen uitkomen, dan heeft u op grond van de AVG ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

  1. Data lek;

 

Bij een eventuele data lek, zullen de leiders, deelnemers en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

 

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]

 

In alle andere gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.

 

  1. Communicatie, naleving en tussentijdse toetsing;

 

Om ervoor te zorgen dat alle leiders van het VKH op de hoogte zijn van het privacy reglement, zal dit onderwerp jaarlijks in de algemene vergadering besproken worden. Daarnaast zullen nieuwe leiders het reglement uitgereikt krijgen.

 

Om te zorgen dat we binnen de vereniging blijvend voldoen aan de privacy wetgeving zal dit onderwerp eenmaal per jaar in de bestuursvergadering en in de algemene vergadering besproken worden. Er zal dan kort stil gestaan worden bij de volgende punten;

 

– Voldoet de werkwijze van het registeren van persoonsgegevens nog?

– Voldoen wij nog aan de werkwijze?

– Welke problemen komen we tegen en dienen te worden opgelost?

 

  1. Contact;

 

Voor vragen, opmerkingen en verzoeken omtrent dit privacy reglement kunt u zich richten tot het secretariaat van het VKH. Dit kan per email of telefonisch.

 

 

Dit document heet “privacy Reglement VakantieKomité Heeze” en is vastgesteld in de algemene vergadering van het VKH.

 

 

 

 

Menu